Beim Bearbeiten einer Buchung können Sie die Teilnehmer nach Bedarf verwalten. Folgende Teilnehmer können dabei sein:
- Interne Benutzer oder
- Externe Besucher
- Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen/verwalten .
- Klicken Sie auf der sich öffnenden Seite „Teilnehmer verwalten “ auf „Teilnehmer hinzufügen“ .
- Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Ihre Teilnehmer verwalten können:
Hinzufügen interner Benutzer
Beim Hinzufügen eines internen Benutzers:
- Beginnen Sie mit der Eingabe des gewünschten Namens und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Speichern .
Hinzufügen externer Besucher
Für das Hinzufügen externer Besucher sind zusätzliche Informationen erforderlich. Sobald Sie Besucher hinzufügen und die Buchung erstellen, werden diese im Besucherverwaltungssystem erfasst. Falls Ihre Besucher gemäß den Einstellungen Ihrer Organisation genehmigt werden müssen, erhalten sie nach der Genehmigung eine Einladungsbenachrichtigung.
Sobald Sie alle Besucherinformationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern . Wenn in Ihrer Organisation der Genehmigungsprozess für das Gebäude oder die gesamte Organisation aktiviert ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung über den Genehmigungsstatus.
Diese Buchung wird über alle Anwendungen der IBSS -Plattform synchronisiert, sodass sie in Flex und Roamer geändert oder storniert werden kann und auf Tablets mit den Anwendungen Unity und Inspire zum Einchecken zur Verfügung steht.
Massen-Upload der Besucherliste
Bei größeren Teilnehmerzahlen besteht die Möglichkeit, eine Teilnehmerliste auf einmal hochzuladen.
Dafür:
- Klicken Sie zunächst auf den Link „Vorlage herunterladen“ . Sie erhalten die Vorlagendatei per E-Mail.
- Füllen Sie die Vorlagendatei mit den Daten Ihrer Besucher aus. Speichern Sie die Datei.
- Zurück in Flex klicken Sie auf „Datei auswählen“ und suchen Ihre vorbereitete Besucherliste. Alternativ können Sie die Datei auch per Drag & Drop in den Bereich ziehen.
- Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Hochladen und fortfahren“ .
- Sie erhalten eine E-Mail-Bestätigung für diesen Massen-Upload. Alternativ können Sie unter Einstellungen > Hintergrundaufgaben den Status des Importvorgangs einsehen.