👋 Teilen Sie uns Ihr Feedback zu dieser Dokumentation mit. Markieren Sie ein Wort oder einen ganzen Absatz und klicken Sie auf das Plus-Symbol. Wir verbessern diese Wissensdatenbank kontinuierlich anhand Ihrer Kommentare.

Das Catering-Modul in IBSS optimiert die dynamische Konfiguration, Bestellung und Auftragsverwaltung des Caterings im Zusammenhang mit Raumbuchungen. Je nach Konfiguration des Catering-Moduls können Mitarbeitende Catering bequem im Voraus zusammen mit ihrer Raumbuchung bestellen, automatisierte Bestellungen für wiederkehrende Bewirtung (z. B. Tee, Kaffee und Wasser) übernehmen oder Artikel am selben Tag (z. B. Getränkeauffüllungen) bestellen. Die Menüverfügbarkeit lässt sich auf bestimmte Nutzergruppen zuschneiden, und die Bestelloptionen werden dynamisch an betriebliche Richtlinien wie Zubereitungszeiten, Zeiträume, Verfügbarkeit und mehr angepasst. Verschiedene Menüoptionen, Bestellfristen, Zubereitungszeiten und die Verfügbarkeit von Catering-Artikeln ermöglichen Flexibilität im Catering-Betrieb und der Servicebereitstellung.

Catering – Überblick

Die Catering-Verpflegung lässt sich in drei verschiedene Ebenen unterteilen:

1. Organisationsebene . Auf Organisationsebene stehen pro Gebäude die wichtigsten Konfigurationen und Entscheidungen für Folgendes zur Verfügung:
   1. Soll die Catering-Funktion der Organisation überhaupt zur Verfügung stehen und, falls ja, welchen Benutzerrollen?
   2. Welche Rollen oder Benutzer dürfen die Begrenzung für ein Catering-Menü umgehen (z. B. die API-Berechtigung IgnoreCutOff)?
   3. Welche Rollen gehören zu den operativen Teams, die Catering-Bestellungen konfigurieren und bearbeiten?
   4. In welchen Räumlichkeiten wird bei Buchung ein Catering angeboten?
   5. Ob Catering-Bestellungen von einem Catering-Manager genehmigt werden müssen oder nicht.
   6. Ob Kostenstellencodes für Catering-Bestellungen angewendet werden sollten oder nicht.
2. Ebene des Betriebsteams und der Küche . Hier konfiguriert das Betriebsteam die Details wie folgt:
   1. Catering-Artikel (was bestellt werden kann)
   2. Menüs (eine Sammlung von Catering-Artikeln und den jeweiligen Vorbestellungszeiten, sowie die Information, für welche Bereiche das Menü verfügbar ist und welche Benutzerrollen das Menü einsehen/bestellen können)
   3. Bestellrichtlinien (Regeln zur Unterstützung der Nutzung/Verwaltung von Catering durch Endnutzer)
   4. Diätbezeichnungen (ermöglicht die eindeutige Kennzeichnung von Catering-Artikeln mit Informationen zu Allergenen und Diätarten)
   5. Bildschirme zur Verwaltung von Catering-Bestellungen
   6. Bildschirme zur Bestelllieferzeitübersicht
3. Benutzerebene (nicht-operativ) . Nachdem die Einrichtung unternehmensweit abgeschlossen und die Betriebsabteilung die Optionen und Richtlinien konfiguriert hat, können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Catering-Bestellungen zu ihren bestätigten Raumbuchungen hinzufügen. Dies kann eingeschränkt sein auf:
   1. Ermöglicht die Erstellung einer oder mehrerer Bestellungen für eine einzelne Buchung.
   2. Bestellvorlaufzeitbeschränkungen ignorieren
   3. Nur bestimmte Menüs können einem Bereich basierend auf ihrer Rolle innerhalb des Systems angezeigt werden.

Berechtigungen und Einstellungen

Berechtigungen auf Organisationsebene

Gebäudeparameter werden verwendet, um bestimmte Berechtigungen auf Organisationsebene gebäudebezogen anzuwenden. Diese sind:

• Spaces Catering Flag : Ermöglicht die Filterung der Raumsuche nach dem zusätzlichen Kriterium Catering und schaltet nach Auswahl weitere Catering-Optionen frei.
• Automatische Genehmigung : Parameter (AlwaysApproveCateringOrders) zur automatischen Genehmigung aller innerhalb einer Organisation erstellten Catering-Bestellungen.
• Catering-Währung : Gebäudeparameter (Cat_Crncy) zur Festlegung der Währungseinheit für Catering-Menüs.
• Catering-Anmeldefrist : Dieser Gebäudeparameter (Pre_Book_Cat_Time) legt fest, ab wann Catering-Bestellungen für Ihr Gebäude vor einer Buchung hinzugefügt werden können. Er wird durch die Einstellung „Catering-Menü-Anmeldefrist“ überschrieben.
• Kostenstellen : Falls separate Kostenstellen für Catering benötigt werden, müssen diese in das System importiert werden. Wenden Sie sich hierzu bitte an IBSS -Kundendienst.
• Systemfilter : Für spezielle Ansichten auf den Seiten „Catering-Bestellung“ und „Vorratskammer-Zeitleiste“ müssen Systemfilter konfiguriert werden.

Datensicherheit und Rollenberechtigungen

Die Datensicherheitsberechtigungen in der IBSS -Plattform legen genau fest, welche Datensätze ein Benutzer einsehen und ändern kann.

Während Datensicherheitsmodelle den grundlegenden Zugriff auf Datensätze regeln, steuern Rollenberechtigungen die spezifischen Aktionen, die ein Benutzer innerhalb der Plattform ausführen kann. Diese Berechtigungen werden dem Benutzer direkt über die ihm zugewiesenen Rollen zugeordnet und ermöglichen bestimmte Systemfunktionen, von einfachen Mehrfachbestellungen für Standardmitarbeiter bis hin zu administrativen Überschreibungen und operativen Werkzeugen für operative Benutzer. Die Berechtigungen sind:

API.Catering.V2 | API.Catering.MehrereBestellungen | API.Catering.Genehmigen | API.Catering.Kostencode zuweisen | API.Catering.Grenzwert ignorieren | API.Kostencodes.V2 | API.CateringMenüpunkte.Export/Import | ONELENS360.Betriebsdienste.Catering | ONELENS360.CateringBerichte.Herunterladen | Zuweisung der Rolle des Catering-Managers (integriert in die Richtlinien zur Raumbuchung)

Einzelheiten zu allen erforderlichen Berechtigungen finden Sie unter Rollenberechtigungen und Datensicherheitseinstellungen für Catering-Szenarien. 

Catering-Szenarien pro Rolle

Catering-Team

Der Catering-Bereich der operativen Web-App bietet dem Catering-Team eine zentrale Plattform zur Erstellung und Verwaltung von Zimmerservices und vorbestellbaren Menüs.

Das Catering-Team konfiguriert die Catering-Optionen für die Organisation und kümmert sich anschließend um die Verwaltung, Auslieferung und Abholung der Bestellungen. Folgende Bereiche können von einem einzelnen Team oder verschiedenen Mitarbeitergruppen betreut werden:

1. Catering-Bestellungen analysieren und zusammenfassende Berichte herunterladen.
2. Cateringartikel, Menüs, Lieferanten, Cateringvorlagen usw. einrichten.
3. Catering-Bestellungen bearbeiten, die Seite „Pantry Timeline“ mit Catering-Bestellungen und Service-Zeitfenstern für den aktuellen Tag anzeigen lassen.
4. Catering-Bestellungen ausliefern und anschließend aufräumen.
5. Die Verfügbarkeit von Catering-Artikeln und deren Kosten festlegen, Allergene oder andere diätetische Einschränkungen zur Filterung kennzeichnen.
6. Catering-Richtlinien festlegen: In welchem Zeitraum stehen die Catering-Artikel zur Verfügung und wie lange dauert deren Zubereitung?

Catering für die Organisation organisieren

Sie können das Catering für Ihre Organisation über unsere Operations Web App einrichten. Wir empfehlen Ihnen, dabei in der folgenden Reihenfolge vorzugehen, da jede nachfolgende Einrichtung auf der vorherigen aufbaut:

1. Ernährungsbegriffe
2. Catering-Lieferanten
3. Bestellrichtlinien
4. Catering-Artikel
5. Catering-Menüs
6. Catering-Vorlage

Auf diese Weise können Sie Menüpunkte einrichten, die von anderen reserviert werden können, Menürichtlinien definieren, um die erforderliche Zubereitungszeit festzulegen, und weitere wichtige Einschränkungen auswählen, um Bestellungen effektiv verwalten zu können.

Der Catering-Manager ist laut Buchungsrichtlinie verpflichtet, über neue oder geänderte Catering-Bestellungen für die Räumlichkeiten, für die diese Richtlinie gilt, informiert zu werden. Weitere Informationen zur Ernennung eines Catering-Managers finden Sie hier: Aufgaben des Catering-Managers und des Floor Managers

Alle Benutzer

Sobald der Cateringservice eingerichtet ist, können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Cateringbestellungen zu ihren bestätigten Raumbuchungen hinzufügen.

1. Erstellen Sie eine Buchung für einen Raum, in den ein Catering-Service geliefert werden kann.
2. Fügen Sie nach der Buchungsbestätigung Catering-Bestellungen hinzu. Die verfügbaren Catering-Artikel hängen davon ab, wie frühzeitig die Buchung erfolgt und ob genügend Zeit für die Zubereitung der Bestellung vorhanden ist.

Verfügbarkeit von Cateringartikeln

Catering-Artikel werden nur dann in einer Speisekarte angezeigt, wenn folgende Zeitfaktoren berücksichtigt werden:

• Die Verfügbarkeitszeiten der Catering-Artikel (verfügbar ab / verfügbar bis) steuern, ob der jeweilige Artikel je nach gewünschter Servicezeit in der Speisekarte angezeigt wird. Beispielsweise werden Frühstücksartikel bei einer Buchung am Nachmittag nicht angezeigt.
• Die Zubereitungszeit für Catering-Artikel steuert, ob der Catering-Artikel auf der Speisekarte angezeigt wird, basierend auf der Zeitdifferenz zwischen der gewünschten Servicezeit und der aktuellen Zeit, um sicherzustellen, dass genügend Zeit für die Zubereitung des Artikels vorhanden ist.

Catering-Bestellung (Erstellung/Änderung) Menü-Bestellfrist

Zusätzlich zu den Verfügbarkeitsregeln für Catering-Artikel wird dem Nutzer unter dem ausgewählten Menü der Bestellschluss angezeigt. Dies ist die letzte Möglichkeit für den Buchenden, Bestellungen im Zusammenhang mit einer Raumbuchung aufzugeben oder zu bearbeiten. Wird eine Catering-Bestellung nach dem Bestellschluss versucht, sind bei Menüs mit einem bereits bestehenden Bestellschluss keine Ergänzungen, Änderungen oder Stornierungen mehr möglich.

Der Bestellschluss für Catering-Bestellungen wird von den Catering-Teams dynamisch anhand ihrer Menükonfiguration festgelegt (wodurch der Bestellschluss an arbeitsfreien Tagen variieren kann), um den Catering-Teams ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Bestellung zu geben.

Der Status ändert sich je nach Aktualisierung der Buchung oder Cateringbestellung.

Wenn der Benutzer eine Buchung bearbeitet, zu der eine oder mehrere Catering-Bestellungen gehören, oder wenn er die zu einer Buchung gehörende Catering-Bestellung bearbeitet, ändert sich der Status der Catering-Bestellung(en) je nachdem, was sich an der Buchung bzw. der Catering-Bestellung geändert hat.

In allen Fällen gilt für den Genehmigungsstatus bei einer Buchungsänderung Folgendes, unabhängig vom vorherigen Status der Bestellung:

• In Organisationen, in denen die automatische Genehmigung angewendet wird, ändert sich der Status einer geänderten Bestellung in „Genehmigt“.
• In Organisationen, in denen eine Genehmigung des Caterings vorgeschrieben ist, ändert sich der Status eines geänderten Caterings in „Genehmigung ausstehend“, und der Benutzer wird darüber benachrichtigt.